보관 작동 원리

수정일 수, 13 5월, 2015 시간: 11:46 AM

보관 규칙을 사용하면 조직에서 원하는 기간 동안 사용자 메일(이메일 및 채팅 기록)을 보관할 수 있습니다. 메일이 사용자 편지함에서 삭제되면 Vault를을 포함하여 모든 Google 시스템에서 삭제된 것으로 표시됩니다. 보관 기간 만료 이후에 최대 30일까지 보관된 후 삭제될 수 있습니다. 삭제된 후 해당 메일은 더 이상 어디서도 액세스할 수 없습니다.

현재 Google 드라이브에 있는 파일에 대해서 보관 규칙을 지정할 수 없으며 사용자가 휴지통에서 삭제한 드라이브 데이터는 보관되지 않습니다.

사용자가 편지함에 메일을 그대로 두는 경우 해당 메일은 적용되는 모든 보관 기간이 만료되면 편지함에서 삭제됩니다. 추가 30일 동안 Vault 관리자는 해당 메일을 검색하고 찾을 수 있습니다. 30일 후 해당 메일은 모든 Google 시스템에서 삭제됩니다. 타임라인은 아래 그림을 참조하세요.

사용자가 편지함에서 메일을 완전히 삭제하는 경우 삭제되기 전까지 기간은 최소한 보관 규칙에 설정된 전체 보관 기간입니다. 삭제되기 전까지 Vault 관리자는 해당 메일을 검색하고 찾을 수 있습니다. 타임라인은 아래 그림을 참조하세요.

이메일 대화 목록은 다음을 참조하세요.

대화목록에 있는 이메일 중 하나가 맞춤 규칙에 의해 보관되는 경우 전체 대화목록도 함께 보관됩니다.
대화목록에 있는 이메일 중 하나가 삭제 대상인 경우 해당 이메일만 삭제됩니다.
검색결과에는 대화목록당 하나의 이메일만 표시됩니다. 전체 대화목록을 보려면 메일을 클릭하세요.
대화목록에 있는 메일 중 하나가 검색어와 일치하는 경우 내보내기에는 전체 대화목록이 포함됩니다.
라벨에 따른 보관 규칙은 보관을 위해 대화목록에 마지막으로 라벨이 지정된 이메일의 날짜를 사용합니다. 라벨이 적용된 날짜 이후에 전송된 메일의 경우 해당 라벨이 적용되지 않을 수 있습니다. 예를 들어 4월 4일에 이메일1에 'Business'라는 라벨을 지정하고 4월 15일에 동일한 대화목록으로 이메일2가 전송되지만 'Business'라는 라벨이 지정되지 않는 경우 'label:Business'라는 용어가 있는 보관 정책의 보관 및 삭제 규칙은 이메일1에는 적용되지만 이메일2에는 적용되지 않습니다.
사용자 계정의 '대화형식으로 보기' 설정은 이러한 동작에 영향을 끼치지 않습니다.

알아두어야 할 용어

최종 사용자의 경우

삭제: 사용자가 메일을 휴지통으로 이동합니다. Gmail은 일반적으로 30일이 지나면 휴지통에 있는 메일을 삭제합니다. 보관 규칙이 적용되는 경우 휴지통에 있는 메일이 처리되는 방식을 이해하려면 아래 시나리오 4를 참조하세요.

완전삭제: 사용자가 휴지통을 비워서 자신의 편지함에 있는 메일을 완전히 삭제하는 경우 해당 메일을 복구할 수 없습니다. 메일이 완전히 삭제된 경우 모든 Google 시스템에서 메일이 삭제된 것으로 표시됩니다.

Vault 관리자의 경우

제거: 메일이 사용자 편지함에서 삭제됩니다. 해당 메일은 삭제된 것으로 표시됩니다. 삭제되기 전까지 Vault 관리자는 Vault의 해당 메일을 검색하고 표시할 수 있습니다.

삭제: 메일이 Vault를 포함하여 Google 시스템에서 완전히 삭제됩니다. 삭제된 후 메일은 어떤 시스템에서도 사용할 수 없습니다.

보관 규칙: 사용자가 메일을 사용할 수 있는 기간 제한을 설정하는 정책입니다. 메일은 규칙에 있는 기준(예: 사용자, 메일에 사용되는 용어, 조직 단위)을 따르며 사용자가 직접 완전히 삭제하지 않는 한 보관 기간 동안 보관됩니다. 규칙에는 항상 보관 기간이 포함됩니다.

보관 기간: 사용자가 메일을 완전히 삭제하지 않은 경우 사용자가 메일을 사용할 수 있는 일 수입니다. 보관 기간이 만료된 후 메일이 사용자 편지함에서 삭제됩니다. 그런 다음 삭제된 것으로 표시됩니다.

보관 기간은 메일을 수신하는 날짜부터 시작됩니다.

삭제되기 전까지의 기간: 최대 30일입니다. 이 기간 동안 Vault의 관리자는 Vault에서 메일을 검색하고 찾을 수 있습니다. 이 기간이 지나면 메일이 삭제됩니다. 이 기간이 시작되는 시점을 이해하려면 아래 시나리오를 참조하세요.

제거 및 삭제 시나리오

예를 들어 Vault 관리자가 보관 기간이 180일인 보관 규칙을 만드는 경우 이 규칙은 사용자 편지함의 메일에 적용됩니다. 제거와 삭제 타임라인은 사용자가 메일을 처리하는 방식에 따라 달라집니다.

사용자 계정이 소송자료 보호의 적용을 받는 경우 해당 사용자의 메일은 적용되는 보관 규칙 기간이 지난 후에도 Vault에서 삭제되지 않습니다. 아래 시나리오는 소송자료 보호가 없는 것으로 가정합니다.

시나리오 1: 사용자가 편지함에 메일을 그대로 두는 경우

5월 1일에 메일을 수신한다고 가정해 보겠습니다.

해당 메일 처리 방식:

메일은 보관 기간이 만료된 다음 날인 181일째에 사용자 편지함에서 삭제됩니다. 규칙이 휴지통에 있는 메일에 적용되는 경우 해당 메일도 181일째에 삭제됩니다.

삭제되기 전까지의 기간이 시작됩니다. Vault 관리자는 추가 30일 동안 해당 메일을 검색하고 찾을 수 있습니다.

시나리오 2: 메일을 수신하는 날 사용자가 메일을 완전히 삭제하는 경우

5월 1일에 메일을 수신하고 완전히 삭제합니다.
해당 메일 처리 방식:

사용자가 메일을 편지함에서 완전히 삭제한 날부터 삭제되기 전까지의 기간이 시작됩니다.

삭제는 보관 기간을 기준으로 합니다. 즉, 5월 1일(발신/수신일) + 180일 간의 보관 기간이며 10월 28일에 삭제됩니다.

시나리오 3: 보관 기간 중 사용자가 메일을 완전히 삭제하는 경우

5월 1일에 메일을 수신합니다. 40일째에 사용자가 메일을 완전히 삭제합니다.
해당 메일 처리 방식:

40일째에 삭제되기 전까지의 기간이 시작됩니다.

삭제는 보관 기간을 기준으로 합니다. 즉, 5월 1일(발신/수신일) + 180일 간의 보관 기간이며 10월 28일에 삭제됩니다.

사용자가 보관 기간 만료 전 30일 내에 메일을 완전히 삭제하는 경우 삭제되기 전까지의 기간이 보관 기간 이후까지 연장될 수 있습니다.

시나리오 4: 보관 기간 중 사용자가 메일을 삭제(휴지통으로 이동)하는 경우

5월 1일에 메일을 수신합니다. 160일째에 사용자가 해당 메일을 휴지통으로 이동하지만 휴지통을 비우지 않습니다. 즉, 완전히 삭제하지 않습니다.
해당 메일 처리 방식:

181일째에 메일이 사용자의 휴지통에서 삭제됩니다. Gmail은 일반적으로 30일 후 휴지통에 있는 메일을 삭제합니다. 그러나 해당 메일은 보관 규칙을 준수하여 181일째에 삭제됩니다.

삭제되기 전까지의 기간이 시작됩니다.

메일은 211일째(181일 + 추가 30일)인 11월 28일에 삭제됩니다.

추가 보관 규칙 예

다음의 예는 긴 내용의 이메일과 채팅이 보관되는 방식과 삭제되는 시기에 영향을 주는 여러 요소에 대해 설명합니다.

예 1: 라벨이 지정되지 않은 메일이 대화목록 보관 기간을 연장하지 않는 경우

Gmail의 라벨을 적용하면 라벨은 이미 해당 대화에 속한 메일에만 적용됩니다. 해당 대화에 속한 향후 메일에는 라벨이 자동으로 지정되지 않습니다. 라벨에 따른 맞춤 보관 규칙이 대화의 메일에 적용되면 규칙에 따라 마지막으로 라벨이 지정된 이메일이 사용자의 편지함에서 삭제되는 날짜까지 해당 대화에 있는 모든 메일이 보관됩니다. 마지막으로 라벨이 지정된 메일에 대한 답장이 해당 대화에 대한 보관 기간을 연장하지 않습니다.
이 예에 해당하는 메일은 다음과 같이 보관됩니다.
맞춤 규칙은 3년 동안 라벨이 지정된 메일을 보관합니다.
기본 보관 규칙이 없습니다.

작업 설명
1 사용자가 2013년 3월 31일에 라벨을 적용합니다.
2 라벨을 적용한 후 수신된 답장 등 모든 메일은 2016년 3월 31일에 삭제됩니다.

예 2: 보관 기간이 가장 긴 맞춤 규칙으로 보관된 대화목록의 경우

라벨이 지정된 대화에 새로운 답장이 다른 맞춤 보관 규칙을 따르는 경우 전체 대화는 가장 긴 보관 기간에 따라 보관됩니다. 이 예에 해당하는 메일은 다음과 같이 보관됩니다.

맞춤 규칙은 3년 동안 라벨이 지정된 메일을 보관합니다.

맞춤 규칙은 7년 동안 2013년 7월 1일 이후에 발송된 메일을 보관합니다.

기본 보관 규칙이 없습니다.

작업 설명
1 사용자가 2013년 3월 31일에 라벨을 적용합니다.
2 마지막 메일이 2013년 7월 31일에 수신되었습니다.
3 마지막 메일이 2013년 7월 1일 이후에 수신되었으므로 대화목록은 마지막 메일이 수신된 날짜부터 7년 후에 삭제됩니다.

예 3: 기본 규칙에 의해서만 보호되는 메일이 대화목록의 보관 기간을 연장하지 않는 경우

라벨이 지정된 대화에 대한 새 답장이 기본 규칙에 의해서만 보관되고 맞춤 규칙과 일치하지 않는 경우 대화의 보관 기간이 연장되지 않습니다. 맞춤 규칙에 의해 보호되는 대화목록 부분은 삭제되고 기본 규칙에 의해 보호되는 메일은 유지됩니다.
이 예에 해당하는 메일은 다음과 같이 보관됩니다.

기본 규칙은 5년 동안 메일을 보관합니다.

맞춤 규칙은 3년 동안 라벨이 지정된 메일을 보관합니다.

작업 설명
1 사용자가 2013년 3월 31일에 라벨을 적용합니다.
2 라벨이 지정된 메일은 3년 후에 삭제됩니다.
3 라벨이 지정되지 않은 메일은 기본적으로 5년 동안 보관됩니다.