문서란 무엇인가요? 문서를 사용 설정하는 방법은 무엇인가요?

문서를 작성하고 전송하는 것은 영업 프로세스에서 매우 중요한 부분입니다. 여기에는 계약서, 양식, MSA 및 정기적으로 공유되는 다양한 기타 문서가 포함됩니다. 문서 전반에 걸쳐 브랜딩과 톤의 일관성을 유지하는 것은 매우 중요하지만 어려운 작업입니다. 문서 기능을 사용하면 이러한 문제를 해결할 수 있을 뿐만 아니라 문서 작성에 수반되는 수작업을 없앨 수 있습니다. 또한 가격 책정 값이 시스템에서 자동으로 계산되므로 수작업으로 인한 오류 가능성을 줄여 조직 전체에서 문서의 정확성을 유지하는 데 도움이 됩니다.    

문서란 무엇인가요?

문서 모듈을 사용하여 견적서, 제안서, 비밀유지협약(NDA), MSA, 계약서 등 비즈니스에서 자주 사용하는 모든 문서를 위한 고유한 템플릿을 만들 수 있습니다. 영업팀은 몇 번의 클릭만으로 필요한 문서를 쉽게 작성하고 이메일로 연락처와 공유할 수 있습니다. 문서에는 거래/연락처 기록에 자동 태그가 지정됩니다. 따라서 문서를 레코드와 수동으로 연결할 필요가 없습니다. 왼쪽 탐색 창에서 문서 모듈에서 만든 문서를 볼 수 있습니다.

문서를 활성화하는 방법

문서 작성을 시작하려면 웹 애플리케이션에서 문서 모듈을 활성화해야 합니다.

• CPQ 애드온을 구매했다면 관리자 설정 -> CPQ 설정 -> 문서로 이동합니다. 토글하여 문서를 활성화합니다.
• 문서를 활성화하면 계정에 영향을 미치므로 다음 단계에서 변경 사항을 확인하세요.
  
• 다음으로 필요한 문서 유형을 구성합니다. 사용자가 선택할 수 있는 고유한 문서 유형을 최대 20개까지 만들 수 있습니다. 여기에 표시되는 값은 문서 모듈의 문서 유형 드롭다운에 표시됩니다. 기본 옵션은 견적서, 제안서, 기밀유지계약서, 마스터 서비스 계약서입니다. 사용자 지정 문서 유형을 추가하고 저장을 클릭하세요!
  

문서 모듈 설정하기

다음 단계는 문서 모듈의 필드를 설정하는 것입니다. 기본 필수 필드는 문서 유형, 문서 템플릿, 거래 및 기본 연락처입니다. 여기에서 필드를 다른 모듈의 필드와 매핑할 수 있습니다. 필드의 관련 값이 문서 모듈에 자동으로 채워지므로 영업 담당자가 데이터를 수동으로 입력할 필요가 없으며 오류 발생 가능성도 줄어듭니다.

모듈 필드를 문서에 매핑하는 방법은 다음과 같습니다:

1. 관리자 설정에서 문서 모듈로 이동합니다.
2. '필드 추가' 옵션에서 사용자 정의 필드 유형을 선택합니다. 예시: 문서에 자리 표시자로 추가할 수 있는 "청구 도시" 필드를 만들 수 있습니다.
3. 이 필드를 계정 모듈의 "Billing City" 필드에 매핑합니다.
   
4. 저장을 클릭합니다. 문서에 값이 미리 채워지고 거래 필드에 대한 변경 사항이 문서 초안에 자동으로 반영됩니다.

영업 프로세스에 맞는 사용자 지정 문서 단계를 설정하세요. 기본 단계에는 초안, 고객에게 전송됨, 수락됨, 거절됨이 포함됩니다.

문서 만들기

문서를 만들기 전에 계정에서 문서 템플릿을 사용할 수 있는지 확인하세요. 문서 템플릿을 만드는 방법은 다음과 같습니다.

1. 문서를 만들려면 다음과 같이 하세요,
   1. 왼쪽 탐색창에서 문서 모듈로 이동하여 문서 추가를 클릭합니다.
   2. 오른쪽 상단의 빠른 추가 옵션(+ 아이콘)을 클릭하고 문서 추가를 클릭합니다.
   3. 거래 랜딩 페이지의 관련 문서 섹션으로 이동하여 견적 작성을 클릭합니다.
2. 문서 창에서 문서 이름을 입력하고 문서 유형과 템플릿을 선택합니다.
3. 연결된 거래의 이름을 입력합니다. 사용 가능한 경우 계정 및 기본 연락처 필드가 거래 모듈에서 자동으로 채워집니다.
4. 저장을 클릭합니다. 이제 문서가 준비되었습니다.

모든 자리 표시자 필드가 왼쪽에 표시됩니다. 빈 필드에 값을 입력하면 문서에 자동으로 추가됩니다. 관련 거래에서 자동으로 채워진 플레이스홀더 값을 편집할 수도 있습니다. 빈 필드가 있는 경우 배너 메시지에 필요한 필드 수가 표시됩니다.

문서 활동 타임라인

활동 보기 섹션에서 문서와 관련된 활동을 추적합니다. 고객에게 전송된 시점을 포함하여 문서에 대한 업데이트 및 변경 사항을 시간 순서대로 확인할 수 있습니다.

참고: 기본적으로 문서 모듈은 비활성화되어 있습니다. 이 기능을 사용하려면 관리자 역할이 있어야 합니다.